Anexo 3
CONSERVACIÓN DE TEXTOS PARA LA LABOR DE FORMACIÓN
Es lógico adoptar medidas de prudencia para
evitar que se pierdan o se deterioren los escritos y otro
material para la formación o la dirección de las
labores apostólicas. Entre otras precauciones, es muy aconsejable llevar un control exacto y actualizado de los ejemplares
de los textos de los que se dispone: si alguna vez se
extraviase algún documento, se comunica a la Comisión Regional o al Consejo de
la Delegación, informando de los detalles oportunos.
Se suelen custodiar bajo llave:
- los materiales -textos,
guiones, experiencias, vademécum-, para la labor
formativa del Consejo local;
-
el Programa
de formación inicial, para uso del Consejo local y de los que tienen el encargo de
ayudar en la formación de quienes piden la admisión en la Prelatura.
-
los guiones y bibliografía sobre las intenciones mensuales, para uso de las personas que hayan de dirigir Círculos o atender charlas
fraternas.
También se guardan adecuadamente los textos
que los fíeles de la Prelatura y los socios de la Sociedad Sacerdotal de la Santa
Cruz utilizan directamente para mejorar su formación y su
actividad apostólica: Cartas del Padre, volúmenes de la
colección Bonus Pastor, Crónica, Obras, Meditaciones, Cuadernos, etc.
En los Centros, se toman las medidas
necesarias para asegurar que no se extravíen. En las
casas de retiros -y también en casas de Convivencias, sólo
cuando están ocupadas-, lo mejor es prever un armario, con llave, en la zona de huéspedes o en la habitación del sacerdote.
En las demás casas que se utilicen para Convivencias y Cursos de retiro, pueden
quedar durante los días que dure la actividad,
guardados bajo llave. Terminada la actividad, se devuelven al Centro de donde
se sacaron.
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Para llevar un control efectivo de los documentos, puede ser eficaz preparar una ficha donde se anote: quién lo ha tomado, la fecha de salida y la de devolución.
Cuando es necesario, por alguna circunstancia extraordinaria -cambio de casa, por ejemplo-, estos materiales se trasladan con sentido de responsabilidad: puede hacerlo un miembro del Consejo local, en una cartera de mano, en una bolsa o en un maletín. Es aconsejable que, en estos viajes, se lleven siempre consigo, sin dejarlos en ningún lugar, por más seguro que parezca.
Si en un Centro de Numerarios, excepcionalmente, no va a vivir nadie durante algún periodo del año, dos personas del Consejo local entregan toda la documentación al Secretario de la Comisión Regional o de la Delegación, para que la custodien durante esa temporada. Se firma un escrito en el que figuran la fecha y la relación de los documentos trasladados. Si la ciudad no es sede de la Comisión Regional o de una Delegación y hay más de un Centro de Numerarios, se puede dejar ese material en otro Centro, y se comunican los datos oportunos a la Comisión Regional o a la Delegación.
Estas orientaciones obedecen a exigencias de orden y de eficacia: no hay nada que ocultar en todo ese material, dirigido a ayudar a las almas.
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