I
ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO APOSTÓLICO Y DE FORMACIÓN CRISTIANA DE LOS CONSEJOS LOCALES
La Prelatura del Opus Dei, como explicó en
varias ocasiones San Josemaría, es una partecica de la Iglesia. Para
cumplir su misión específica, necesita un mínimo de
organización. Por eso, con el fin de asegurar que la
formación cristiana y la ayuda espiritual llegue a todos sus fieles, se organiza en circunscripciones regionales y Centros de formación
(cfr. Statuta, nn. 126 y 161). A veces, pueden erigirse también circunscripciones intermedias, que se denominan Delegaciones. La dirección de las tareas apostólicas y formativas a nivel regional compete al Vicario
Regional, ayudado por la Comisión Regional y la Asesoría
Regional. Los Centros, que se erigen en el ámbito de la Región
o, en su caso, de la Delegación, reúnen a los fieles de la
Prelatura para organizar adecuadamente los medios de
formación cristiana y la ayuda espiritual que se les presta. El Vicario Regional, de acuerdo con Statuta, n. 161, nombra para cada Centro un Consejo local, formado ordinariamente por un Director y dos o más personas.
Al ejercitar su función, los Directores han
de tener presente, ante todo, el ejemplo de Jesús, que
se presentó a sí mismo como el Buen Pastor, que da su
vida por sus ovejas (cfr. Jn 10, 11),
y manifestó que había venido a servir y no a ser
servido (cfr. Mt 20, 28; Mc 10, 15).
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1. Espíritu sobrenatural
La unidad de vida, característica fundamental
del espíritu del Opus Dei, hace que todos los que se encargan de
tareas formativas y apostólicas, consideren que lo
más importante, para ellos mismos y para la eficacia de su labor, es siempre el
cuidado de su propia vida interior: su
trabajo se fundamenta en una sólida actitud de oración, en el fiel cumplimiento de las normas de
piedad y de las
costumbres, que aseguran la
unión con Dios a lo largo de la jornada. Es necesario que cultiven la convicción profunda de que son sólo
instrumentos: toda la eficacia viene
de Dios (cfr. 1 Cor 3, 6); y la luz y
el calor que atrae a las almas proceden
de que -en medio de los errores personales propios de la condición humana-
el
espíritu que el Señor ha dado a su Obra se refleja también en la conducta de quienes dirigen esa labor.
Con este convencimiento -y con la colegialidad en la tarea de dirección- se evita
cualquier actitud que pueda parecer presuntuosa, así como el desaliento cuando
el Señor deja ver la insuficiencia de la propia capacidad personal.
La dirección del apostolado se debe realizar
con sentido sobrenatural y con actitud noble y sincera, que
alejan cualquier asomo de visión demasiado humana o
de diplomacia, y, a la vez, con corrección -buena educación-, que es exigencia
de la caridad cristiana.
Para ser útil a los demás, se requiere aprender
a servir, para convertirse en instrumento apto. El verdadero servicio se
manifiesta en la calidad del ejemplo y de la doctrina que se
transmite. La Iglesia siempre ha considerado los trabajos de formación cristiana o
de atención pastoral, no como un honor o un
privilegio, sino como una oportunidad de servir. Desde la más remota antigüedad, la doctrina ascética cristiana
recomienda que quien tiene el
encargo de pastor de almas «vigile con
discreción para que no le tiente el deseo de agradar a los hombres. Y
cuando con celo pone su atención en las cosas interiores y provee a las
exteriores, no busque que los
súbditos le amen más a él que a la Verdad» (San Gregorio Magno, Regla pastoral, parte II, cap. 8).
Con este espíritu, se entiende bien, por
ejemplo, que no se acostumbre a felicitar a los
designados para desempeñar alguna de esas funciones en la
Prelatura, como si hubiesen alcanzado un logro personal: esas tareas suponen sólo nuevos modos de servir a las almas. Del mismo
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modo, para evitar un peligro en el que fácilmente podría incurrir cualquier persona -la soberbia y el afán de figurar-, y para sortearlo más
fácilmente,
resulta muy oportuno que quienes ejercitan una labor de dirección o de formación tengan muy en cuenta que
no agrada a Dios el ambicionar
cargos, ni desear retener los que se ocupan. Dejar de ocupar un cargo no
constituye un fracaso: es otro modo de servir.
Como consecuencia de la propia vida
espiritual, quienes reciben esos encargos deben alcanzar
una gran sensibilidad de conciencia, para evitar incluso la impresión de tener
privilegios; o de que buscan y desean excepciones, por
pequeñas e insignificantes que parezcan; o, en fin, que consienten que otras personas se las faciliten. Esta actitud de
fondo se afianza mediante la meditación frecuente de estas
características de la dirección de la labor apostólica y pastoral
en la Iglesia. De este modo, se mantiene vivo el afán de
servicio limpio y desinteresado, sin que un celo mal entendido
o un razonamiento nacido del orgullo empañe la rectitud de intención. Así, la eficacia de la labor espiritual y
apostólica es siempre muy grande.
Un modo concreto y fecundo para mantener
vivas tales disposiciones consiste en meditar,
frecuentemente, los textos que San Josemaría escribió
para los fieles que comienzan a desempeñar una tarea de dirección o de formación en la Prelatura del Opus Dei, o dejan de
ejercitarla, que se recogen en el Anexo 1.
2. Ejercicio de algunas virtudes cristianas en la dirección de la labor apostólica
a) Colegialidad
Consecuencia de la visión sobrenatural y de
la humildad es que, en el fondo de la conciencia de
cada uno de los que dirigen arraigue firmemente, con
plenísimo convencimiento, un criterio fundamental: en la Iglesia, lo mismo que en cualquier institución que vive en su seno, no
hay lugar para los tiranos. La actitud tiránica procede
de un corazón lleno de sí mismo; y Jesucristo, modelo
de todos los cristianos, dejó claramente asentada una
afirmación fundamental: el Hijo del
hombre no ha venido a ser servido, sino a servir y dar su vida en redención por muchos (Mt 20,28).
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Es preciso atajar, por tanto, en el interior del corazón, toda
tendencia al mando falto de templanza y moderación. Para
eso, conviene examinar el modo con que se ejercita habitualmente
el deber de servir a los demás, con el fin de que
no se introduzca el afán desconsiderado de tratar, como propietarios, las actividades apostólicas o de formación. De este
modo, se hará más ligero el peso que el Señor ha puesto sobre
los hombros de quienes están al frente de esas labores y,
además, sabrán enseñar a otros a cumplir el propio
deber con plenitud y con finura.
En la Prelatura, el ejercicio de la misión de
formación y dirección es siempre colegial. Ésta se demuestra la mejor defensa
contra la tentación de sentirse propietarios -no servidores- de las personas y
de las actividades apostólicas en las que se interviene. Nadie ha de
considerarse inmune de ese peligro, que en última instancia
procede del fomes peccati, de las tendencias desordenadas que son herencia del pecado original. El hecho de que se asignen determinadas tareas a cada uno de los miembros de un Consejo local, persigue mejorar el orden y la eficacia del
trabajo. Por eso, cuando en estas páginas se habla del
Director y se detallan consejos y normas de prudencia
que se recomiendan para su trabajo, se pueden aplicar a
cuantos ocupan cargos de dirección, con independencia del
nombre que reciba cada cargo.
De acuerdo con lo establecido, en el Consejo
local tienen voz y voto el Director, el Subdirector -o
los Subdirectores- y el Secretario. El sacerdote del
Consejo local o -cuando lo hay- el Director espiritual no tienen voto, a no ser que desempeñe un cargo académico de los señalados
en Ratio
Institutionis, nn. 49 y
99, pero sus opiniones y consejos deben ser escuchados y considerados por los
que forman ese Consejo local.
Los asuntos se deciden por mayoría de votos.
Si se trata de materias de poca importancia, que no
parece necesario llevar a una reunión del Consejo local, el
Director resuelve de acuerdo con el Subdirector o con el Secretario, según las tareas que cada uno tenga asignadas. Es
fundamental que, tanto dentro del Consejo local como en las relaciones con la
Comisión Regional, se viva la unidad hasta en los menores detalles: si quienes dirigen no estuvieran unidos, si no supieran convivir con caridad,
con sencillez y con alegría, no podrían ejercer
eficazmente su misión; se resentiría su propia vida
interior y toda la labor apostólica del Centro.
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b) Libertad y respeto por las personas
Como es natural, los miembros de los Consejos locales
tienen el derecho y el deber de exponer libremente su opinión sobre los
distintos asuntos. Si alguno se sintiera cohibido para
manifestar su parecer en las reuniones o delante de otros
Directores, habría que ayudarle fraternalmente a que
exponga sus puntos de vista y sea así instrumento eficaz de gobierno colegial.
En estas tareas, los asuntos no se discuten:
se estudian con entera libertad y responsabilidad
personal; de ordinario, por escrito. Si se actúa con
sentido sobrenatural, la diversidad de pareceres en alguna cuestión no es más que una muestra del sentido de responsabilidad y un motivo para seguir estudiando ese asunto.
Si se prevén y ponderan personalmente y con la
debida antelación los diferentes temas, las reuniones pueden
ser siempre breves. Además, para que efectivamente lo
sean, resulta muy importante considerar si un asunto ha de consultarse a la
Comisión Regional, o se ha de tomar una decisión mediante la votación oportuna.
Una vez adoptada colegialmente una determinación, todos
se esfuerzan en poner empeño e iniciativa en llevar
a cabo lo que acordó la mayoría.
Cuando se debe escribir un documento, se
redacta de común acuerdo, rehaciéndolo cuantas veces sea
preciso y, antes de firmarlo, cada Director lo lee detenidamente,
para captar exactamente su contenido y asumir
responsablemente lo que allí se expresa.
El sentido sobrenatural en la dirección de
una labor apostólica se refleja en el modo de tratar los asuntos: en las
reuniones del Consejo local, se habla siempre con
sentido sobrenatural y positivo; naturalmente, nunca se
tratan temas del fuero interno, ni se desciende a detalles innecesarios en relación con las personas que participan en los diferentes
apostolados.
c) Mentalidad profesional
La dirección de la labor apostólica debe
realizarse con la mentalidad de un verdadero trabajo profesional, y con la conciencia
de que es un apostolado
directísimo -eficaz, fecundo-, en servicio de las almas. Re-
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quiere mucha vida interior, espíritu de sacrificio, celo apostólico, y
una exigente dedicación de tiempo y de energías.
Por ejemplo, conscientes de su
responsabilidad primaria de atender debidamente esa tarea, los miembros del
Consejo local suelen evitar viajes que les distraigan de su labor, a no ser que
haya una causa importante que los justifique. Del
mismo modo, también se tienen en cuenta las exigencias de
la eficacia apostólica al determinar los Cursos de retiro espiritual, los cursos de actualización, etc., a los que deban
asistir, para que no descuiden la labor encomendada.
Entre las virtudes del buen gobierno, se
encuentra el saber delegar y ayudar a los demás a
asumir la propia responsabilidad. Sería un equivocado o falso
celo apostólico que los Directores quisieran hacer personalmente trabajos que
pueden y deben realizar otros; esa actitud podría estar originada por un
movimiento de soberbia, por pensar que ellos acaban mejor
las cosas, más eficazmente, o con espíritu superior.
Otra manifestación del sentido profesional
con que se realiza el propio encargo es poner
especial empeño por conseguir cuanto antes un buen nivel
en el conocimiento de la lengua castellana, en la que están escritos los textos originales de San Josemaría, que permita leer y
asimilar bien su contenido, para luego seguir
perfeccionándola con continuidad.
d) Orden y constancia
Condición del buen gobierno es prever los
asuntos con anticipación suficiente, para que se
resuelvan sin precipitación y después del conveniente estudio.
Esto supone realizar el trabajo con la debida jerarquía, que no es siempre cronológica: la última cuestión planteada
puede ser más urgente o más importante, y tener prioridad
sobre todas las demás. Este mismo orden exige especial
diligencia en la aplicación de las orientaciones que se reciben de la Comisión
Regional, sin desvirtuar su contenido por una subjetiva
ponderación de las especiales circunstancias del lugar o
de la labor. No obstante, cuando existen dificultades objetivas, el sentido de responsabilidad mueve a plantear la oportuna
consulta, manifestando a la Comisión Regional las
circunstancias que quizá no se conocen.
No se debe confundir la serenidad en el estudio de los asuntos
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con la dejadez y los retrasos: la serenidad se compagina perfectamente
con la necesaria diligencia para afrontarlos y
resolverlos.
En este sentido, suele ser útil que cada
Director lleve un calendario -una agenda perpetua- en
donde anote los asuntos que, por razón de su cargo, debe
realizar en fechas determinadas. Con este detalle de orden, se evitan retrasos por simples olvidos.
La constancia en el trabajo es también
imprescindible para la eficacia. Hay que empezar las
tareas y acabarlas, tanto si se resuelven en pocos días,
como si se prolongan durante años. Y siempre con el mismo esfuerzo y dedicación, porque lo que mueve a este trabajo no es el
entusiasmo ni la simple ilusión humana, sino la conciencia del cumplimiento del
deber, por amor a Dios.
Al recibir un escrito proveniente de otro
Centro de la Prelatura que requiere respuesta, se
ponen los medios necesarios para despacharlo con diligencia,
procurando siempre contestar con prontitud dentro de un plazo razonable, no superior al corriente -en casos semejantes-
entre organizaciones de tipo profesional. Los retrasos en
la correspondencia originan con frecuencia trastornos e
inconvenientes, que se deben evitar por motivos de
caridad, de justicia y de eficacia. Si las circunstancias o las características de la materia no permiten una respuesta a corto
plazo, será siempre aconsejable acusar recibo enseguida, dando una idea aproximada de cuándo se podrá contestar con precisión. No sería razonable esperar varias semanas: incluso una respuesta negativa, pero
rápida, después de la debida ponderación, tiene ya cierto valor positivo, porque permite emprender otros caminos para resolver el problema, enfocarlo de otro modo, tomar una decisión, etc.
e) Prudencia
Parte de la ciencia de dirección es referir a
los demás lo que realmente necesitan conocer, y
mantener silencio sobre lo que no se debe comentar. «Sea el que preside discreto en el silencio y útil cuando hable, de modo que ni diga lo que se debe callar, ni calle
lo que se debe decir; porque así
como el hablar imprudente conduce al error, así también él silencio indiscreto deja en el error a los que podían ser
instruidos» (San Gregorio Magno, Regla
pastoral, parte II, cap. 4).
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El silencio profesional lleva a que las
materias conocidas por razón del trabajo que se realiza,
sólo se comunican o comentan, como es lógico, con aquellas personas que
-también por razón de su tarea- deban conocerlas. Si un
médico o un abogado deben guardar un natural silencio de oficio sobre los asuntos que tratan con motivo de su profesión, con
mucha mayor razón han de guardarlo quienes se ocupan
de dirigir una actividad apostólica o de formación cristiana.
Sería una grave imprudencia -incluso una falta
contra la caridad y la justicia- comentar
cuestiones, que se saben por razón de esos encargos, a
quienes no tienen por qué intervenir: por ejemplo, datos del incremento de la labor, qué personas se ocuparán de comenzar nuevas actividades,
resultados de gestiones... No es motivo para obrar de otro modo pensar que las personas con las que se habla
han ocupado cargos de dirección, o merecen una especial confianza por su
madurez o su edad. Sería también muy
desacertado tratar con alguno cosas que no le competen, pensando que así se le
ayuda espiritualmente: la función de criterio
de quien no tiene que ejercitarla es difícil que no acabe en murmuración y enredo. Una actuación de este tipo
originaría, además, un ambiente
contrario al calor de la lealtad, de la caridad y de la nobleza, propias del
espíritu cristiano. Este aspecto de la virtud de la prudencia se completa con la delicadeza y con la
naturalidad, rechazando hasta la apariencia
de secreteo, caricatura del silencio de oficio. Resultarían muy desafortunadas frases como: «Esto lo sé, pero
no lo puedo decir».
Por el mismo motivo de prudencia, los asuntos
de trabajo sólo se tratan en los lugares y momentos adecuados. Se
evita así el peligro de que se interprete mal una noticia o un comentario, o de
ocasionar molestias a alguna persona. Además, referirse a
esos asuntos fuera del tiempo y sitio apropiados,
obligaría a usar tonos de voz propios del secreteo, o medias palabras, que
resultarían poco correctos, poco naturales, y, por consiguiente, incompatibles
con el espíritu del Evangelio. También por
razones de prudencia y de orden, no sería oportuno llevar papeles de trabajo en los bolsillos, ni dejarlos
sobre la mesa de trabajo cuando se
sale de la habitación.
Es muy recomendable que quienes desempeñan
funciones de dirección, antes de comenzar a ejercerlas,
mediten los criterios de pruden-
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cía, justicia y caridad relacionados con esta materia, y tomen
conciencia del grave compromiso de seguirlos fielmente,
durante y después de cesar en la tarea de dirección. Al
cesar, no sería correcto que hablasen de los asuntos que
han conocido y en los que han intervenido, durante el tiempo en que han desempeñado esa función. Solamente es lógico tratar de esas cuestiones, si los Directores competentes preguntan expresamente.
El respeto a los demás exige cultivar la
virtud de la prudencia y el cuidado del silencio de
oficio. Por eso, los que dirigen una actividad espiritual o apostólica
sienten la obligación de que estos puntos se observen siempre con la máxima
fidelidad, y hacen la corrección oportuna a quienes no los
cumplieran. Si hubiera reincidencia en el incumplimiento -o cuando la importancia del asunto lo aconsejase-, la conciencia
recta impondría el deber de comunicarlo a los
Directores inmediatos, para evitar males mayores.
3. Relaciones con la Comisión Regional o con el Consejo de la Delegación
Como sucede en toda institución de la Iglesia
-y también en la sociedad civil-, es lógico que quienes tienen
encargos de dirección pidan orientación y mantengan una
relación estrecha con los organismos superiores: entre
otros motivos, éstos disponen de mayor experiencia y visión de conjunto y están, por tanto, en condiciones de aconsejar con acierto.
Los Consejos locales mantienen correspondencia
y comunicación con la Comisión Regional o con el Consejo de
la Delegación, para informar, consultar, pedir
asesoramiento, etc. Al mismo tiempo, son conscientes de
que carecería de lógica descargar sobre la Comisión Regional -o sobre el Consejo de la Delegación- la decisión de cuestiones que corresponden a su propia competencia. Si se presenta una duda positiva
sobre un asunto y se estima prudente cursar una consulta, supone una manifestación de rectitud, para no eludir la propia responsabilidad,
exponer la solución que se juzga más oportuna,
expresando las razones en pro y en contra.
Al estudiar las distintas cuestiones, resulta
prudente tener en cuenta esta máxima, dictada por la experiencia: los asuntos urgentes pueden
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esperar, y los muy urgentes
deben esperar. Se deben remitir las consultas con
la antelación suficiente para que puedan estudiarse a tiempo. Por eso,
cuando se tramita una consulta, no respondería a la lógica decidir algo hasta que llegue la contestación. Sin embargo, si en algún caso
hay probabilidad de que la espera ocasione perjuicios o
molestias, cabe tomar una resolución antes de recibir la respuesta, comunicando enseguida -manifestación elemental de corrección- a la
Comisión Regional la decisión adoptada
y las razones que la motivaron. Denotaría también falta de delicadeza enviar una consulta
precipitada, exigiendo una contestación
urgente o señalando tajantemente el plazo en el que han de responder.
Durante la estancia de los Directores
centrales, regionales y de una Delegación en los Centros, se
les facilita al máximo el desempeño de su misión, pero sin
hacer extraordinarios por ese motivo (por ejemplo, en la comida, o proponiendo planes de salidas o paseos que no se organizarían ordinariamente). Es natural prever todo en función del trabajo
por el que están allí.
La caridad cristiana lleva a evitar todo asomo
de personalismo o de acepción de personas, también en el trato con esos
Directores, como manifestaría, por ejemplo, invitar directamente
a uno de ellos para que vaya al Centro, dar diferente
valor o importancia a los consejos recibidos según el
carácter de la persona que los transmite, etc.
Tampoco responde a la prudencia asaltar con preguntas a los miembros de la Comisión Regional que están de paso en un lugar, con la
pretensión de que resuelvan enseguida un determinado problema; o presentarles algún documento, una petición escrita, una minuta, etc., para
obtener una contestación inmediata o la aprobación de
ese documento. Las consultas se envían al organismo competente; y
allí, en la sede oportuna, estudian el asunto quienes
deban hacerlo, y se contesta después.
Durante su permanencia en los Centros, los
Directores centrales, regionales y de la Delegación
pueden asistir -siempre que lo juzguen oportuno- a la
reunión del Consejo local. Pero no la presiden, a no ser que se trate del Vicario General, del Vicario Regional o del Vicario
de la Delegación.
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4. Otras experiencias
a) Estudio de textos útiles para la tarea de
dirección y formación
Como hace un buen profesional, que repasa y
pondera los contenidos específicos de su trabajo y mantiene sus conocimientos
al día, quienes dirigen una labor apostólica o formativa han de conocer muy
bien el contenido de los textos (Ratio Institutionis, Experiencias sobre las
labores
apostólicas, Vademécum, etc.), que les orientan en el
desempeño de su función. Por eso, resulta muy conveniente
que los miembros de los consejos locales dediquen un
tiempo de su horario para leer esos textos. Lo más provechoso
es una lectura meditada, con espíritu de examen; y llevar a la oración personal esos escritos. Aunque no formen parte de
un Consejo local, no hay el menor inconveniente en que también los mediten quienes atienden encargos de formación.
Estos libros se citan del modo siguiente: Experiencias (o Vademécum), fecha del documento, página, párrafo. Por ejemplo, Experiencias, 19-III-2005,126, 3, equivale a
Experiencias de los Consejos locales, 19-III-2005, página
126, párrafo 3. Al referirse de palabra a estos libros o al conjunto, conviene utilizar siempre su nombre propio: Vademécum o Experiencias, porque eso
son.
Los documentos y escritos referentes a la
formación cristiana, no tienen como único fin la ayuda a los propios
Directores: son doctrina viva y clara para
todos. Por eso, los miembros del Consejo local no se limitan a leerlos y meditarlos a fondo, sino que
consideran también cómo transmitir
su contenido en clases de formación, charlas personales, etc.; y lo mismo hacen
los sacerdotes, en su predicación. Con el estudio permanente -responsabilidad
grave de todos los Directores, a cualquier nivel-, se facilita conservar en la
memoria los criterios básicos y las experiencias para desempeñar la propia tarea con esmero, evitando omisiones,
improvisaciones o pérdidas de tiempo.
b) Envío de escritos
Si se desea enviar un escrito a la Comisión
Regional aprovechando el viaje de una persona que va directamente a la ciudad
sede de la Comisión Regional, se encarece al portador que lo
entregue inmediatamente, apenas llegue. Para mayor
seguridad, se llevan en mano los escritos que
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indique la Comisión y aquellos otros que el Consejo local considere oportuno.
Las comunicaciones a la Comisión Regional se
mandan sin demora, según el calendario que se haya previsto. No
sería motivo para un retraso la ausencia -por enfermedad,
viaje, descanso, etc.- de algún miembro del Consejo local,
porque el gobierno es siempre colegial, no personal.
Fuera de las ocasiones en las que se utilicen
los servicios de una empresa especializada y de
reconocida garantía, la experiencia aconseja no enviar por correo muchos
papeles en un mismo sobre, aunque sea resistente, porque
fácilmente se puede romper: da mayor garantía preparar varios sobres con poco contenido cada uno. Además, conviene que el
tamaño de los sobres se acomode al formato de los folios bien plegados; de
ordinario, los sobres pequeños llegan menos deteriorados.
Cuando se trata de fotografías, folletos,
artículos, etc., que no convenga plegar, se debe comprobar que los sobres tienen suficientemente consistencia y, si es
necesario, proteger el contenido con unos cartones
adecuados.
Los envíos se mandan a la dirección de la sede
de la Comisión Regional, y a nombre de alguno de los miembros
de la Comisión. Periódicamente, se remiten a la
Comisión Regional los comentarios del Evangelio que se hacen
en cada Centro al final del día.
En el Anexo 2 se recogen algunas experiencias sobre
la costumbre de escribir al Padre.
c) Uso del teléfono, fax o correo electrónico
Se aconseja que la dirección y el seguimiento
de una labor apostólica no se haga telefónicamente. Los
asuntos se estudian y se comunican siguiendo los cauces
adecuados, previendo con anticipación las posibles
dificultades. De esta forma, las cuestiones urgentes se pueden examinar muy
bien, sin precipitación, con la intervención de las personas a quienes
corresponde, y se cursan las consultas de modo oportuno.
Tampoco resultaría prudente, ni lógico,
informar por teléfono de la marcha de las labores
apostólicas, o comunicar por este medio noticias no urgentes. El teléfono se
utiliza sólo cuando no cabe enviar una comunicación por
correo electrónico o por fax y se prevé objetivamente
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que por correo ordinario no llegará a tiempo, por tratarse de un
asunto que ha de resolverse en un plazo fijo. Aun en estos
casos, el buen orden requiere que intervengan en el
estudio oportuno, siguiendo los cauces previstos, quienes
tienen derecho y obligación de hacerlo.
El sentido común lleva, además, a escribir
previamente el texto de la comunicación: de esta
forma, se dice exactamente lo que se desea, con claridad,
brevedad y naturalidad. Luego, se envía copia por escrito de ese texto. Muchas veces, es también aconsejable que quien recibe la
llamada tome nota literal de todo. Siempre que haya
posibilidad, se planean esas comunicaciones para las horas de
tarifa rebajada, establecidas en algunos países.
En definitiva, se procura reducir al mínimo el
uso del teléfono; así se evita el gobierno personal, y el
riesgo de precipitación o superficialidad en el
estudio de las cuestiones.
Si alguien llama por teléfono y quiere
entablar una conversación que resulta imprudente,
siempre se puede interrumpir -con delicadeza, pero
decididamente-, diciendo que se prefiere hablar despacio y en otro momento, o dando otro motivo razonable para cortar.
Estas medidas de prudencia y caridad se aplican
igualmente para el uso del fax o del correo electrónico. Por
ejemplo, estaría fuera de lugar que, a causa de la facilidad de estos
procedimientos, se multiplicara sin motivo la
información sobre actividades a personas que residen en otros países o ciudades, como si fueran corresponsales. Conviene además evitar lo que,
aun de lejos, pudiera sonar a «hacer grupo».
d) Redacción de escritos
Hay que esmerarse para que los escritos se
redacten de manera que se diga todo lo que se desea comunicar:
con claridad, para que no se pueda entender otra cosa; con brevedad,
sin circunloquios; con orden, numerando, cuando se precise, las distintas materias; con caridad, para que -si se refiere directa o indirectamente a alguna o algunas
personas- los pudieran leer los interesados con alegría y
agradecimiento; con objetividad, sin dejarse llevar por prejuicios. Especialmente, las respuestas a la Comisión Regional han de ser concretas, con cifras o datos
precisos, cuando el asunto lo requiere; no resultaría
razonable contestar con un
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«aproximadamente» o un «más o menos». Si no se tiene información suficiente para responder con exactitud, se reconoce así; y después se
busca y se envía cuanto antes.
Conviene evitar, lógicamente, que, por
descuido, algo de lo que se escriba pudiera interpretarse
de manera peyorativa para una persona o institución. Por
ejemplo, si se informa sobre una conversación mantenida con alguien que afirma cosas erróneas sobre la Iglesia o sobre el
Opus Dei -o, por falta de información, mantiene recelos o
no comprende algo-, conviene incluir la contestación que
se le dio: la aclaración, rechazando esos errores, para
hacerle ver su equivocación o la explicación de lo que
no comprendía. De este modo, queda bien reflejada la realidad.
Por motivos de orden, los escritos que el
Consejo local envía a la Comisión Regional, al Consejo
de la Delegación o a otros Consejos locales llevan un número de
protocolo, formado, por ejemplo, por la sigla del Centro, el número que corresponde al documento dentro de la serie del año en curso, una barra inclinada y las dos últimas cifras del año.
Resulta muy práctico hacer dos numeraciones distintas: una
para los documentos dirigidos a la Comisión Regional
o al Consejo de la Delegación, y otra para los que se mandan
a los demás Centros. En el segundo caso, se pone además, entre el nombre del
propio Centro y el número de protocolo, la referencia al
Centro al que se remite el documento.
Cuando una persona desconocida pide por
escrito información sobre el Opus Dei (por carta,
por correo electrónico, etc.), la prudencia aconseja
comunicarlo a la Comisión Regional, para que se encargue de responder. No obstante, si se trata de cartas sencillas, las puede contestar
un miembro del Consejo local, agradeciendo, de manera concisa, el interés de quien escribe, y proporcionándole información sobre el Opus
Dei: la separata de un buen artículo, o remitiéndole a la página en Internet de la oficina de información del Opus Dei. Si se considera
conveniente, se envían también estampas de San Josemaría. Es útil archivar estas cartas, unidas a la contestación que se haya dado.
e) Archivo y conservación de los escritos
Evidentemente, sólo se conservan los escritos de
interés para las tareas de dirección y formación, de acuerdo
con las orientaciones reci-
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bidas de la Comisión Regional o del Consejo de la Delegación. Corresponde al Secretario llevar un registro y un índice de los principales
documentos del archivo: facilitará la consulta y la
redacción de otros escritos semejantes. Lógicamente,
se guarda copia de los documentos enviados a las
autoridades eclesiásticas o civiles, y otra copia se manda a la Comisión Regional o al Consejo de la Delegación, salvo de las simples cartas de cortesía, para pedir audiencia, etc.
En el Anexo 3, se recogen experiencias sobre la
conservación de escritos y textos para estas tareas.
23
Volver al índice de “Experiencia de los consejos
locales"(edición 2005)
Ir al índice de “Vademecum del consejo
local"(edición 2002)
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locales"(edición 1987)
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