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VIII
GESTIÓN DE LOS
CENTROS
1. Gestión económica
La responsabilidad de la marcha económica del Centro y de ayudar a cada fiel de la Prelatura, a vivir con delicadeza el desprendimiento de los bienes materiales, corresponde colegialmente al Consejo local, aun cuando el Secretario se ocupe de modo más directo de esta tarea.
El Consejo local vela por el buen funcionamiento material del Centro: procura que los ingresos y los gastos se ajusten a lo previsto; que la media de cocina se mantenga en el límite fijado; que se conserven bien las instalaciones, etc. Periódicamente ‑al menos una vez al mes‑, se tratan estos asuntos en las reuniones del Consejo local.
En los Centros en los que residen los Numerarios se lleva, por tanto, una sencilla contabilidad, como en cualquier familia, especialmente si es numerosa. Cuando no se desarrollan actividades externas y no existe una entidad gestora, se pueden incluir todos los gastos en la contabilidad del Centro. Entre los ingresos, figuran los obtenidos por los Numerarios (trabajo, familia, becas, etc.), y lo que entregan por la estancia los transeúntes que pasan más de un día completo en la casa y no son Delegados del Padre en Comisión de servicio, Directores Centrales o Regionales, ni personas que los acompañen. Entre los gastos, se anotan los personales y la parte que corresponda de los gastos de la casa (alquiler, electricidad, comestibles, y todos los de la Administración), a [200] los que hacen frente los interesados, en concepto de alojamiento y comida. No hay inconveniente, si se prefiere, en que ‑para estos últimos gastos‑ se lleve una contabilidad independiente; las entradas con que se cubren son las entregas de los residentes. El Consejo local ha de contar siempre con datos precisos de lo que cuesta la gestión o labor, para vigilar los gastos y saber si el Centro y los Numerarios y Agregados son autosuficientes.
Esta contabilidad es distinta de la correspondiente a las actividades que ‑en su caso‑ se realicen en esos locales (una Residencia de estudiantes, iniciativas culturales o deportivas, etc.), que tienen sus propios ingresos y gastos, Ordinariamente, esta contabilidad se engloba en la que lleva la entidad gestora de esas labores.
Para ayudar al sostenimiento de cada tarea apostólica, si es necesario se constituye un Patronato ‑con o sin personalidad jurídica propia‑, que cubre con donativos el posible déficit.
La Comisión Regional comunica anualmente la media diaria de cocina por persona en los Centros de Numerarios. Luego, el Consejo local está al tanto de las variaciones que pueda experimentar ese dato, a lo largo del año, para poner en conocimiento de la Comisión Regional las diferencias que considere anormales.
La media de cocina se calcula incluyendo también los gastos extraordinarios de días de fiesta. Los demás extraordinarios, no previstos, se reducen al mínimo, de acuerdo con las indicaciones de la Comisión Regional. Si se reciben en el Centro, como regalo, cantidades notables de comestibles, se valoran, para calcular la media.
Periódicamente, el Consejo local revisa también las facturas del teléfono, electricidad, agua, etc., que no pueden ser altas, por el uso imprescindible que se hace de estos servicios; si en alguna ocasión observa una especial subida, estudia las causas y pone remedio.
En la sede del Centro se conservan, con el debido orden y cuidado, los documentos usuales en cada país: contrato de inquilinato, suministro de energía eléctrica, agua, etc.; pólizas de seguro; facturas de algún [201] interés, etc. Normalmente, el titular de esos servicios será la entidad gestora o propietaria: por eso, es suficiente disponer de una copia.
El dinero se guarda sólo en la caja correspondiente, custodiada bajo doble llave: la de la caja, y otra, que puede ser la del armario o del cajón de la mesa en donde se encuentra‑, esta última ha de ser distinta de las de otros muebles o de las que usan otras personas. Es necesario que las llaves se custodien de forma que siempre se requieran dos personas para hacer movimiento económico; y evitar que, en ausencia de uno de los que tienen la llave, se actúe como sí sólo hubiera una.
Tiene una llave el Secretario; y la otra, el Director o un Subdirector. Estos últimos pueden tener una copia de esa segunda llave, de manera que, cuando falte alguno de los dos, el Secretario puede acudir al otro. Sólo el interesado debe saber dónde la guarda. Y no se lleva en los bolsillos. Cuando se queda sola una persona del Consejo local durante varios días, se puede encargar a otro del Centro que custodie la segunda llave. En los Centros se establece un horario para ingresar o retirar dinero. En esos momentos, sólo están presentes en la habitación la persona que entrega y la que recibe el dinero; cada uno comprueba la cantidad correspondiente y, en su caso, las facturas. Nadie pide dinero a nombre de otro. Siempre se extiende un vale, firmado por quien ingresa o saca dinero de la caja.
Para las entregas que deben justificarse posteriormente, porque no se conoce con exactitud la cuantía del gasto, se utiliza un talonario de vales con matriz: se rellena el vale y la matriz correspondiente. El vale se incluye luego en la caja, sin contabilizarlo como salida. Cuando se justifica el gasto y se devuelve el dinero sobrante ‑siempre lo antes posible, sin dilación‑, se extiende en la forma habitual el vale o los vales de salida oportunos, se rompe el anterior, y en la matriz del talonario se porte "justificado".
Para facilitar el orden, las entradas y salidas se registran en un libro de caja, con hojas fijas y numeradas; las anotaciones se escriben, siempre que resulta posible, en el momento en que se entrega o se recibe dinero. [202]
Cada quince días ‑por lo menos‑ se hace arqueo de caja, en presencia del Director, y se redacta una breve nota, que firman, con el Secretario, el Director y el Subdirector. Ordinariamente hace el movimiento económico el Secretario del Consejo local. Antes de pasar la caja y la llave a otra persona (de modo definitivo o provisional: por ejemplo, con motivo de una ausencia prolongada), se comprueba el arqueo. Una vez realizado, se deja constancia en el libro, con una sencilla anotación: Fecha... Importe del saldo... (en letra). Entregué (Firma). Recibí (Firma).
En los Centros grandes, puede llevar la caja y el libro una persona distinta de quien se ocupa de la contabilidad: este último, por tanto, no maneja dinero. El Secretario entrega periódicamente al encargado el libro de caja y los justificantes, para que haga las anotaciones contables necesarias. Se utiliza un libro apropiado, en lo posible, por partida doble.
Si el Consejo local lo considera oportuno, puede emplear un ordenador para la contabilidad. En ese caso, se toman las medidas necesarias ‑imprimir periódicamente el diario y las cuentas del mayor, numerar y firmar cada una de las páginas, etc.‑ para recuperar la información en caso de avería del ordenador. Las anotaciones en la cuenta de caja se imprimen al menos quincenalmente, para comprobar los arqueos. Si no se recogen manualmente en un libro de caja, se utilizan talonarios de vales numerados de entrada y de salida, que se rellenan y firman (sin arrancarlos) en el momento de recibir o entregar dinero; y no es necesario hacer enseguida las anotaciones contables correspondientes ni llevar otros libros.
Cuando se adopte este sistema, la nota de ingresos y gastos personales puede obtenerse directamente con el ordenador. Periódicamente ‑cada uno o dos meses‑ se imprimen esas hojas para que las revise el Consejo local. Se conservan durante un año.
Normalmente, en la caja sólo se guarda la cantidad indispensable para efectuar los abonos en metálico más inmediatos. El resto se puede tener en una cuenta bancaria ‑en la que suelen domiciliarse los pagos periódicos‑ a nombre de, al menos, tres Numerarios. Para los Centros [203] de Agregados o de Supernumerarios, uno de los titulares, además del Director y del Subdirector primero, puede ser un Agregado que forme parte del Consejo local o que sea mayor en Casa. Para la disposición de fondos de estas cuentas, se requiere siempre la firma de dos personas. Aunque la legislación lo permita, no se efectúan gastos sin provisión de fondos. Los talonarios, sin ninguna firma, se guardan en la caja.
Es muy aconsejable disponer de un calendario de vencimientos, en donde se anoten, en el mes y día correspondientes, los pagos que deben realizarse, detallando el importe y el acreedor. Así se tienen siempre a la vista, en forma ordenada, las obligaciones pendientes, y se evitan retrasos por olvido. Se tiende a hacer la mayoría de los pagos con cheques, si es habitual en el país.
El Secretario se ocupa directamente de los gastos ordinarios aprobados; en cambio, cuenta con el visto bueno del Director antes de realizar gastos extraordinarios.
Se entregan a la Administración, por adelantado, las cantidades necesarias para los gastos ordinarios de cada mes o de cada quince días. También se pasa con la debida anticipación el dinero correspondiente a otros gastos, previamente aprobados, que deba realizar la Administración.
El Secretario lleva con la máxima pulcritud y precisión todos los documentos de contabilidad y, en concreto, conserva ordenadamente los justificantes de las entradas y salidas: recibos, facturas, etc.
Los sacerdotes piden en su Centro ‑si no lo reciben a través del Vicario Regional o del Vicario Secretario Regional‑ lo que necesiten para atender los apostolados dependientes de los Centros de mujeres de la Prelatura. El Consejo local comunica cada mes a la Comisión Regional a cuánto ascienden esos gastos.
Finalmente, para ahorrar tiempo y dinero, puede haber en los Centros donde residen fieles de la Obra, en un lugar apropiado, algunos objetos de uso más general: productos para el aseo personal, papel y sellos, etc. Por un motivo de orden y de pobreza, para que todos sepan lo que [204] cuestan las cosas, se paga lo que se utiliza, adoptando el sistema que se vea más acertado en cada sitio: por ejemplo, anotándolo en un cuaderno, haciendo unos vales o, sencillamente, abonándolo en metálico. En todo caso, cada uno apunta en su cuenta personal el importe de los gastos ordinarios.
2. Uso de automóviles y de otros instrumentos de trabajo
El espíritu de pobreza exige que se obtenga el máximo rendimiento de los instrumentos empleados para el trabajo y para el apostolado. Por eso, el Consejo local consulta a la Comisión Regional, con los datos precisos, si juzga que en el Centro se necesita un coche ‑o más de uno‑, para atender la labor apostólica o para el trabajo de los Numerarios y Agregados.
Como se hace con cualquier otro objeto de valor, cuando una persona manifiesta su deseo de regalar un automóvil, ordinariamente se le explica que es más práctico hacer un donativo para las necesidades apostólicas. Si esto no es posible o no resulta delicado, se informa a la Comisión Regional, por si conviene disponer en otro Centro de uno de los coches que se usan, o bien venderlo. De igual modo se actúa cuando un Numerario, que empieza a hacer vida en familia, lleva un automóvil al Centro.
Se utilizan coches corrientes en el país. Se evitan modelos especialmente llamativos por su forma, su color o su categoría. Y se cumplen las exigencias de la pobreza y la justicia, que impulsan a conservarlos limpios y en buen estado, efectuar los engrases con la frecuencia debida, reparar inmediatamente pequeños desperfectos que pueden causar averías más graves y costosas, vigilar la lubricación y la refrigeración, teniendo en cuenta, además, que conducir un automóvil sin plenas garantías mecánicas constituye una imprudencia muy seria.
Para los viajes largos, de ordinario se utilizan los medios públicos de transporte, a no ser que el coche suponga un ahorro notable de tiempo y de dinero. [205]
Cuando un Numerario o un Agregado utiliza habitualmente un automóvil para su trabajo profesional, deja de usarlo algún día de vez en cuando, como muestra de su espíritu de desprendimiento. Además, mientras el coche esté en reparación, no utiliza otro, porque supondría un desorden y llamaría la atención que le vieran disponer de dos o tres automóviles diversos.
Los coches que están al servicio de la labor de los Centros son instrumentos de trabajo, y también algunas veces ‑de acuerdo con la pobreza‑ medios para facilitar el descanso de los Numerarios y Agregados. Por esto, no se usan nunca para servir a los parientes de las personas de la Obra.
Si el Consejo local piensa que es conveniente disponer de un ordenador conectado a internet, para que los residentes puedan mandar y recibir correo electrónico, lo comunica antes a la Comisión Regional. Si la respuesta es afirmativa, ese ordenador se coloca en una zona de uso común y no debe contener informaciones delicadas. Será, pues, distinto al que se emplee para los otros trabajos del Consejo local. Si alguna vez, por excepción, se precisa utilizarlo para algún asunto de gobierno (el ordenador, no el correo electrónico), se toman las necesarias medidas de prudencia; en concreto, se trabaja con archivos grabados en disquettes, de modo que no quede nada en el ordenador conectado a la red. Hay que ser muy estricto en el cumplimiento de estas lógicas medidas de prudencia.
El Consejo
local vela para que este instrumento de trabajo se use con la moderación,
templanza y amor a la pobreza propios de nuestro espíritu (vid. cap.
V, n. 5, de este Vademécum).
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